Wat is functioneel beheer?

Om uit te leggen wat functioneel beheer precies is, maken we gebruik van het negenvlaksmodel van Rik Maes (officieel het Amsterdams Informatiemanagement Model, AIM). Dit model kun je gebruiken als een kaart. Een kaart om je te oriënteren op de relatie tussen de business en ICT.

Zodra je een “kaart” van de situatie hebt kun je makkelijker definiëren wat functioneel beheer is.

Het is de primaire taak van een functioneel beheerder om vooral ‘business operations’ (links onder) te faciliteren. Op die plek vindt de daadwerkelijke overdracht plaats vanuit de organisatie richting de klant/relaties. De activiteiten die hier plaatsvinden zorgen voor het bestaansrecht van een organisatie!

De functioneel beheerder is dé adviseur op operationeel niveau.

3x3 model

De functioneel beheerder is dé adviseur op operationeel niveau als het gaat om de informatievoorziening binnen een organisatie. Hij of zij heeft de kennis, kunde en ervaring die nodig is om een bepaalde verandering in die informatievoorziening teweeg te brengen. In feite zorgt de functioneel beheerder voor een betrouwbare, wendbare, schaalbare en innovatieve informatievoorziening.

Het takenpakket van een functioneel beheerder is heel divers. In grote lijnen onderscheiden wij drie aandachtsgebieden met elk drie activiteiten.

We noemen dit het 3×3 model voor functioneel beheer. Dit model is gebaseerd op onze eigen ervaringen en observaties in de praktijk.

 

Ondersteunen

Gebruiken

Het proces Gebruiken heeft betrekking op het ondersteunen van de gebruikersorganisatie om de bestaande informatievoorziening zo goed mogelijk te kunnen benutten. Het doel van dit proces is ervoor te zorgen dat de gebruikersorganisatie effectief en efficiënt kan werken met de bestaande informatievoorziening.

Beheren

Het proces Beheren heeft betrekking op het onderhouden van de bestaande informatievoorziening, zodat de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid van die informatievoorziening wordt gewaarborgd.

Bewaken

Het proces Bewaken heeft betrekking op het monitoren van de bestaande informatievoorziening, om problemen te ontdekken of te voorkomen en zodoende de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid van die informatievoorziening te waarborgen.

Regiseren

Verzamelen

Om goed zicht te krijgen op wat er speelt binnen en buiten een organisatie moet een functioneel beheerder “triggers” verzamelen, zodat hij/zij weet welke zaken van invloed zijn op de informatievoorziening.

Vertalen

Een functioneel beheerder moet elke trigger vertalen. Dit houdt in verder uitwerken en uitschrijven. Zo komen het doel, de waarde, de impact, de prioriteit, de belanghebbenden en een mogelijke oplossing voor de informatievoorziening aan bod.

Bepalen

Het doel van dit proces is de bepaling van de juiste prioriteit. De functioneel beheerder bepaalt de prioriteit immers niet alleen: ook de belanghebbenden moeten daarbij betrokken worden.

Verbeteren

Realiseren

Het realiseren van een trigger is een primaire verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder. Althans, de regie daarop. Uiteraard zal de uitvoering vooral komen te liggen bij de ICT-afdeling en/of een externe ICT- leverancier.

Accepteren

Het proces Accepteren is op te splitsen in twee fases: de testfase en de acceptatiefase. In de testfase wordt bekeken of de nieuwe of gewijzigde functionaliteit voldoet aan de afspraken. Met andere woorden: voldoet deze oplossing aan de eisen en wensen van de belanghebbenden? In de acceptatiefase wordt vervolgens bekeken of en hoe de gebruikersorganisatie de nieuwe of gewijzigde functionaliteit kan ontvangen en in gebruik nemen.

Implementeren

Met implementeren bedoelen we hier invoeren, het daadwerkelijk in gebruik nemen. Dit kan een wijziging, een proces of zelf een heel nieuw informatiesysteem zijn. Tijdens een implementatie er zijn altijd enkele terugkerende zaken waarmee je rekening moet houden.

X
X
X