De functioneel beheerder van de toekomst

De rol van functioneel beheerder komt bij vrijwel iedere organisatie voor.

Door Andrea van der Vaart

In een wereld die steeds sneller verandert, is het essentieel dat een functioneel beheerder meebeweegt. Hoe ziet deze rol er in de toekomst uit en wat levert het evolueren en meebewegen een organisatie en haar (interne) klanten op?

De beweging naar SaaS, de stap naar best-of-breed, het gebruik van Microsoft 365. Steeds meer procesgericht werken en de opmars van ‘low code so ware’. Het zijn stuk voor stuk ontwikkelingen die vragen om een nieuwe invulling van functioneel beheer. Door deze ontwikkelingen zien we een verschuiving van applicatiegericht
unctioneel beheer naar functioneel beheer dat zich meer focust op een specifiek proces of een heel platform, zoals Microso 365.

Facilitator en verbeteraar

De nieuwe rol van de functioneel beheerder houdt in dat deze persoon nog meer als facilitator en verbeteraar in de organisatie moet optreden. Hierbij wordt de verbinding gelegd tussen ICT, informatievoorziening en de business. De functioneel beheerder acteert als spin in het web om nieuwe mogelijkheden in technologie en innovatie toepasbaar te maken om de organisatie verder te brengen. De rol als specialist van een softwarepakket zal vervagen door bijvoorbeeld SaaS-oplossingen en de functioneel beheerder zal meer en meer de rol van adviseur gaan vervullen.

Werelden verbinden

De functioneel beheerder is altijd al de linkende factor tussen enerzijds Informatisering & Automatisering (I&A) en anderzijds de business geweest. Echter, veel functioneel beheerders zijn vaak nog vooral bezig met het beheren, gebruiken en bewaken van bestaande oplossingen. Het verbeteren van processen door middel van digitalisering wordt alleen steeds belangrijker. Er is bijna geen proces meer te bedenken waarin IT geen rol speelt. Om te begrijpen wat de business nodig heeft maar ook om de business te inspireren wat IT voor hem kan betekenen – is het fijn om iemand in huis te hebben die deze twee werelden kan verbinden. Dát is de rol van de functioneel beheerder van de toekomst.

Adviseren, proactief handelen en een
helicopterview

Bijna alle functioneel beheerders zijn op zoek naar hun ‘nieuwe’ plaats, omdat de stoel waarop zij zaten is verschoven. Sommige organisaties hebben meer dan tachtig applicaties in beheer. Dat is op zich al complex en dan hebben we het nog niet eens over de onderlinge integratie. Het is onbegonnen werk om in een team van functioneel beheerders alles in detail over deze applicaties én hun koppelingen te weten. Dit hee tot gevolg dat deze teams moeten professio na liseren, structureren en prioriteren. Permanent brandjes blussen werkt niet meer – het is zaak om proactief te handelen en de business te helpen bij het oplossen van zijn vraagstukken. Als functioneel beheerder hoef je geen wandelende encyclopedie te zijn – je moet weten waar je het antwoord kunt vinden.

De functioneel beheerder van de toekomst is iemand die met een ‘helikopterview’ naar de organisatie en de informatievoorziening kijkt, over applicaties en teams heen. De functioneel beheerder doet niet alleen mee aan verbeterinitiatieven, maar start deze ook zelf op. Ook helpt de functioneel beheerder bij het klantgerichter en efficiënter inrichten van processen.

Teams meekrijgen

Praktisch zien we dat steeds meer organisaties de functioneel beheerder om bovenstaande reden meer ruimte willen geven en daarom de rol van de kerngebruikers onderkennen door deze bijvoorbeeld vast te leggen in functieomschrijvingen.

De kerngebruikers zijn de oren en ogen van de functioneel beheerder in de organisatie en stellen hun in staat om breder te kijken en proactief namens de business te acteren. Ook zien we dat het type persoon dat gevraagd wordt voor de rol van functioneel beheerder verandert. Goede kennis van informatisering blij een must, maar het spreekt niet meer voor zich dat een sowaregoeroe, een medewerker die al jaren kerngebruiker is of een ex-implementatieconsultant die functie goed kan vervullen.

Softskills op het communicatie- en verandermanagementvlak worden steeds belangrijker. Waar je als functioneel beheerder in het verleden vaak vanuit je basis als specialist kon acteren, moet je nu teams meekrijgen, als projectleider fungeren, verschillende belangen overzien en deze faciliteren. Daarnaast vraagt functioneel beheer in de toekomst ook om kennis van nieuwe werkwijzen, zoals Lean en Agile en tools als A3 of de prioriteitenmatrix. En de werkgever moet natuurlijk ook mee willen gaan in deze verandering!