Functioneel beheerder: de 9 essentiële processen die je moet kennen
In de tweede editie van Hét handboek voor de functioneel beheerder behandelt Daniël E. Brouwer de 9 essentiële processen voor de functioneel beheerder. Deze processen zijn: gebruiken, beheren, bewaken, verzamelen, vertalen, bepalen, realiseren, accepteren en implementeren.
Elk proces speelt een cruciale rol in het optimaliseren van de informatievoorziening binnen organisaties. Het handboek biedt niet alleen uitgebreide uitleg, maar ook praktische tips die de functioneel beheerder helpen zijn of haar taken effectief uit te voeren. Hierdoor dragen zij bij aan een betrouwbare en innovatieve informatievoorziening. Kortom, dit handboek is een onmisbare gids voor iedere functioneel beheerder die zijn vakkennis wil verdiepen en versterken.
Wil jij als functioneel beheerder jouw kennis en vaardigheden verder ontwikkelen? Onze Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®) biedt een diepgaand en praktisch traject. Ontdek meer…
De functioneel beheerder is de adviseur op operationeel niveau
De functioneel beheerder is dé adviseur op operationeel niveau als het gaat om de informatievoorziening binnen een organisatie. Hij of zij heeft de kennis, kunde en ervaring die nodig is om een bepaalde verandering in die informatievoorziening teweeg te brengen. In feite zorgt de functioneel beheerder voor een betrouwbare, wendbare, schaalbare en innovatieve informatievoorziening.
Het takenpakket van een functioneel beheerder is heel divers. In grote lijnen onderscheiden wij drie aandachtsgebieden met elk drie activiteiten.
We noemen dit het 3×3 model voor functioneel beheer. Dit model is gebaseerd op mijn eigen ervaringen en observaties in de praktijk.
Er zijn 9 functioneel beheer processen
Gebruiken
Het proces Gebruiken heeft betrekking op het ondersteunen van de gebruikersorganisatie. Om zo de bestaande informatievoorziening zo goed mogelijk te kunnen benutten. Het doel is ervoor te zorgen dat de gebruikersorganisatie effectief en efficiënt kan werken met de bestaande informatievoorziening.
Beheren
Het proces Beheren heeft betrekking op het onderhouden van de bestaande informatievoorziening. Zodat dat de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid van die informatievoorziening gewaarborgd wordt. De taken van dit proces voer je dagelijks uit.
Bewaken
Het proces Bewaken heeft betrekking op het monitoren van de bestaande in- formatievoorziening. Om problemen te ontdekken of voorkomen en zodoende de continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid van die informatievoorziening te waarborgen. Het doel van dit proces is ten eerste te waarborgen dat be- staande processen verlopen conform de afspraken. Ten tweede zorgt het proces Bewaken ervoor dat je proactief aan de slag gaat om het gebruik van de informatievoorziening te verbeteren.
Verzamelen
Om goed zicht te krijgen op wat er speelt binnen een organisatie en welke zaken invloed hebben op de informatievoorziening, is het essentieel afspra- ken te maken over het indienen en afhandelen van triggers, het zogenoemde triggermanagement. Wat is een trigger? Een trigger is een gebeurtenis, idee, suggestie, externe factor of andere impuls die mogelijk leidt tot een aanpas- sing van de informatievoorziening. Met de nadruk op ‘mogelijk’, want een trig- ger hoeft niet per se te leiden tot een wijziging!
Vertalen
Het doel van dit proces is om de triggers die in het verzamelproces zijn vast- gelegd en een eerste triage hebben gekregen te ‘vertalen’. Een trigger wordt hier dus verder uitgewerkt en uitvoerig beschreven. Daarbij komen het doel, de waarde, de impact, de prioriteit, de belanghebbenden en een mogelijke oplossing voor de informatievoorziening aan bod.
Bepalen
Welke prioriteit een trigger krijgt, is afhankelijk van het doel en de impact van die trigger ten opzichte van de andere triggers die aanwezig zijn in het proces. Het doel is de eerste as waarlangs de trigger gelegd moet worden, pas dan volgt de impact. De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het priori- teren van de trigger, maar de belanghebbenden hebben hier een belangrijke stem in. Wie die belanghebbenden zijn, wordt duidelijk uit de belanghebbendenanalyse.
Realiseren
Het doel van het proces Realiseren is het daadwerkelijk uitvoeren van de aan- passingen op alle onderdelen waarvoor functioneel beheer verantwoordelijk is. Op basis van een trigger kan een helder functioneel ontwerp (FO) worden opgesteld. De trigger bevat al veel elementen die één-op-één in een functio- neel ontwerp terecht kunnen komen. Met die informatie als basis kun je het ontwerp aanvullen door een oplossingsrichting te kiezen en die verder uit te werken.
Accepteren
Een van de taken van een functioneel beheerder is het namens de organisatie al dan niet accepteren van hetgeen een leverancier oplevert. Die leverancier kan een interne of externe partij zijn, een projectteam of een collega functio- neel beheerder. Het is de verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder om te controleren of het opgeleverde product voldoet aan de afgesproken criteria. Elke oplevering heeft invloed op de organisatie. Welke invloed bepaal jij als functioneel beheerder, want jij kunt ervoor zorgen dat de organisatie het opgeleverde product probleemloos kan gebruiken.
Implementeren
Het product dat wordt opgeleverd moet na acceptatie ook in gebruik worden genomen. Dit wordt ook wel implementeren of in productie nemen genoemd. Het doel van deze implementatie is de organisatie in staat te stellen met het gewijzigde of nieuwe proces/software te gaan werken.
