3 simpele manieren om functioneel beheer uit te leggen

Je kunt functioneel beheer op 3 simpele manieren uitleggen.

Door Ruben Opstal

Simpel omdat ze makkelijk zijn te onthouden en snel zijn te geven door iedere functioneel beheerder en beter zijn afgestemd op de belevingswereld van niet-functioneel beheerders.

Wat is functioneel beheer? Dat is een vraag die vaak aan een functioneel beheerder wordt gesteld en die hij of zij in een paar zinnen moet kunnen beantwoorden. Want als je het niet simpel kunt uitleggen, heb je het niet goed begrepen, zei Einstein al.

Als ik vertel dat ik me bezighoud met functioneel beheer, dan kijken mensen mij verbaasd aan. Uitleggen wat functioneel beheer precies is, is nog best een uitdaging. De meeste mensen denken dat functioneel beheer een onderdeel is van ICT. Dat ik de hele dag in een donkere kelder geobsedeerd achter mijn computerscherm zit om slimme programmeercode te typen. Dat klopt natuurlijk niet.

Leg het me maar eens uit, functioneel beheerder

Als functioneel beheerder kun je natuurlijk een perfecte maar theoretische uitleg geven van het vak en veel jargon gebruiken… Maar als je gesprekspartner niet thuis is in deze materie, dan haakt hij of zij heel waarschijnlijk al snel af. En dat is jammer, want als anderen begrijpen wat de rol van functioneel beheer is, is dat een ideale voedingsbodem voor goed functioneel beheer.

Snap dit maar eens, niet functioneel beheerder…

Voor leken is het lastig te begrijpen wat een functioneel beheerder precies doet, als de uitleg geen raakvlakken hebt met hun eigen werk of interesses. Als je de literatuur erop naslaat, kun je de volgende definitie van functioneel beheer vinden:

Zo’n definitie omschrijft prima de essentie en is goed te begrijpen voor functioneel beheerders, maar roept vragen op bij niet-functioneel beheerders – zij hebben vaak geen idee wat daarmee wordt bedoeld. Het sluit niet aan op hun belevingswereld.

Uitleg #1: We zitten er tussenin

De simpelste uitleg die ik kan geven is de volgende: een functioneel beheerder is de tussenpersoon tussen mensen die heel veel van computers weten en mensen die heel weinig van computers weten. Misschien dekt deze beschrijving bij lange na de breedte en diepte van het vak niet, maar het is een begin. Vaak is dat voor de ander op dat moment al voldoende antwoord op de vraag. Het woord ‘computer’ in de uitleg voorkomt verdere vragen. “Oh, okay, ik begrijp het” is vaak de reactie die een diepgaandere uitleg overbodig maakt.

Uitleg #2: We zorgen voor aanpassingen in een softwareprogramma

In het zeldzame geval dat de ander toch doorvraagt, doe ik er qua uitleg een schepje bovenop. Dan vertel ik dat als ze iets aangepast willen hebben in een computerprogramma (op het werk), ze bij functioneel beheer terecht kunnen om dat voor elkaar te krijgen. Daar kunnen de meeste mensen zich iets bij voorstellen. Ze zien plotseling de mogelijkheden.

Ik vervolg mijn uitleg vaak met een voorbeeld. “Stel je wilt een knop in het programma verplaatst hebben van rechtsonder (onhandig) naar linksboven, dan kun je dat bij functioneel beheer aangeven. Functioneel beheer gaat vervolgens aan de slag om die wijziging voor elkaar te krijgen.” Vaak is de vraag daarmee beantwoord. “Ah, okay. Duidelijk.” Soms is het voorbeeld herkenbaar en realiseren ze zich plots dat een collega binnen hun organisatie soortgelijke werkzaamheden uitvoert.

Uitleg #3: Jij bent je eigen functioneel beheerder!

De beste uitleg van functioneel beheer die ik kan geven aan mijn gesprekspartner is: “jij bent je eigen functioneel beheerder”. Dat klinkt in eerste instantie vreemd, dat snap ik, maar het is echt zo. Okay, ik zal het toelichten.

Heb jij een smartphone? Tablet? Phablet? Laptop? PC? Of een ander apparaat? Dan ben je zeker je eigen functioneel beheerder!

Want wat doe je als je e-mails wilt ontvangen en versturen? Dan ga je op zoek naar een programma of app waarmee je dat kunt doen. Je vindt er een paar, probeert er misschien twee of drie uit, bepaalt welke app voldoet aan je eisen en wensen, kijkt of die aansluit bij de apps op jouw apparaat, installeert de gekozen app, verandert enkele instellingen en gaat de app gebruiken. Nou, dat is wat functioneel beheer in essentie doet. Het enige verschil is dat functioneel beheer niet voor jou als individu aan de slag gaat, maar voor de hele organisatie.