de Robuuste functioneel beheerder

Volgens de Dikke Van Dale betekent ‘robuust’: ‘stevig gebouwd’.

Robuustheid is het vermogen van een team (of organisatie) om onder veranderende omstandigheden in de kern van haar eigenschappen hetzelfde te blijven. Zelfs wanneer er invloeden van buiten -maar ook van binnen- zijn, die je aansporen en dwingen om te veranderen. Binnen een team valt robuustheid niet direct op. Robuustheid valt pas op wanneer je er aandacht aan besteedt. Het is immers de manier waarop de teamleden met elkaar gewend zijn samen te werken.

Robuustheid is de balans tussen stabiliteit (star) en het vermogen je aan te passen (ad hoc).

Maar robuustheid kan ook doorslaan en flink in de weg zitten als noodzakelijke veranderingen zó worden tegengehouden dat er inertie ontstaat. Bijvoorbeeld wanneer een team zo ad hoc is dat het veranderingen snel oppikt en de kwaliteit en de noodzakelijkheid niet worden getoetst. Dan is het team niet robuust genoeg. Het team moet precies tussen adhoc en star in zitten. Robuustheid is de basis van een gezond team. Hieruit vloeit voort dat robuuste functioneel beheerders de basis zijn van een gezond robuust functioneel beheer team.

Overigens is robuustheid wat anders dan Agile (wendbaar). Je moet als team robuust zijn voordat je Agile kan worden.

De robuuste functioneel beheerder

Robuuste functioneel beheerders zijn de basis van een gezond functioneel beheer team.

Robuustheid zorgt ervoor dat je beschermd bent tegen het zomaar stuk gaan van hetgeen je eerder hebt gebouwd. Maar robuustheid zal er ook voor zorgen dat je ad-hoc (lees flexibel) genoeg bent om met veranderingen om te gaan. Robuustheid is wat anders dan star. Een starre functioneel beheerder reageert nergens op en verschuilt zich achter processen. Een meegaande functioneel beheerder waait juist met alle winden mee en trekt zich niets aan van processen.

Waarom moet een functioneel beheerder robuust zijn?

Onze wereld verandert in hoog tempo en daarmee is verandering de enige constante. Deze veranderingen komen ook voor in organisaties waar functioneel beheerders werkzaam zijn. Een vaak gebruikt acroniem om deze verandering aan te duiden is: VUCA.

Volatile

Met ‘volatile’ wordt bedoeld dat problemen uit het niets kunnen komen en dat de wereld om ons heen onstabiel is. Alles verandert snel, is bewegelijk en vluchtig.

Uncertain

Met ‘uncertain’ wordt de onzekerheid van een situatie bedoeld. Wanneer de situatie onzeker is, hebben we weinig tot geen kennis om een voorspelling te kunnen geven van het effect.

Complex

In een ‘complexe situatie’ hebben we veel kennis over de situatie. Echter hebben we dan zoveel kennis dat onderlinge verbanden moeilijk gelegd kunnen worden.

Ambiguous

In een ‘ambiguous situatie’ is er geen of weinig informatie bekend en kun je ook niet voorspellen wat de uitkomst zal zijn van de acties die je uitvoert om de situatie onder controle te krijgen.

Robuust handelen

Zoals eerder beschreven leven wij in een complexe wereld. Desondanks is er een behoefte om alles beheersbaar te houden, van processen tot onze werkelijkheid. We proberen alles te plannen, te organiseren, te beheersen, coördineren etc. etc. Puur vanuit de gedachte dat onze toekomst planbaar is en wij deze kunnen beheersen. De COVID-19 pandemie heeft laten zien dat dit niet zo is.

We blijven onszelf voor de gek houden wanneer we denken “als X gebeurt, zal ik Y doen”. De praktijk is weerbarstiger, zeker de dagelijkse praktijk van een functioneel beheerder. Het lukt niet altijd om een situatie vanaf een afstand rationeel en objectief te bekijken. Zeker als de omstandigheid onvoorzien is. Daarom loop je altijd één stap achter bij onvoorziene omstandigheden. Deze situatie vraagt dan om een robuuste functioneel beheerder.

7 principes voor robuust handelen

Een robuuste functioneel beheerder is een functioneel beheerder die “dingen kan laten gebeuren” of “dingen voor elkaar krijgt” en  werkt volgende de “seven principles of robust action” (1) ofwel: robuust handelen.

1. handelen zonder zekerheid

Een functioneel beheerder die bekwaam is in “robust action” weet dat je in de meeste situaties onmogelijk kan handelen als je niet alle informatie hebt. Een robuuste functioneel beheerder heeft een grote mate van tolerantie als het gaat om onzekerheid en ambiguïteit. Ook is er de bereidheid om te handelen zonder dat de gevolgen van het handelen volledig bekend zijn. Veel van deze acties worden uitgevoerd om extra informatie te ontdekken waarmee vervolgens andere acties uitgevoerd kunnen worden.

2. consTant flexibiliteit behouden

Een robuuste functioneel beheerder moet voortdurend bezig zijn vrijheid te behouden of te vergroten. Een robuuste functioneel beheerder weet dat het te vroeg inslaan van een bepaalde weg of te snel ingrijpen risico’s met zich mee kan brengen. Hij of zij is proactief en neemt gedragsstijlen aan waarvan ze inschatten dat deze helpen om hun doel te bereiken. Maar bij alle acties die de robuuste functioneel beheerder onderneemt, wordt voldoende ruimte gereserveerd om onverwachte gebeurtenissen of onvoorziene omstandigheden op te vangen. Het doel van een robuuste functioneel beheerder is om zo snel mogelijk vooruit te gaan, ook al is de weg ernaartoe niet altijd recht.

3. Politiek vaardig

Robuuste functioneel beheerders zijn zich ervan bewust dat er moet worden samengewerkt met anderen om zaken voor elkaar te krijgen. Dit handelen moet naadloos aansluiten op het handelen van anderen. Hier besteden ze veel aandacht aan. Een robuuste functioneel beheerder is op de hoogte van de acties van anderen en handelt daar ook naar. Politieke vaardigheden zijn essentieel voor robuuste functioneel beheerders om zaken voor elkaar te krijgen.

4. Scherp gevoel voor timing

Een robuuste functioneel beheerder heeft een bijna griezelig vermogen om situaties in te schatten en weet precies wanneer hij/ zij in actie moet komen en wanneer niet. Goed getimede acties kunnen leiden tot succes, terwijl verkeerd getimede acties kunnen zorgen voor een catastrofe.

5. Situaties van te voren kunnen beoordelen

Een robuuste functioneel beheerder is als geen ander in staat om een situatie te beoordelen en in het juiste perspectief te plaatsen. Situaties worden geclassificeerd als kans of als bedreiging. Een robuuste functioneel beheerder past het taalgebruik aan om de genomen acties toe te lichten of om anderen te mobiliseren om actie te ondernemen. Acties en communicatie gebaseerd op een verkeerde inschatting van een situatie zijn gedoemd te mislukken.

6. Taal effectief inzetten

Een robuuste functioneel beheerder gebruikt taal effectief om anderen aan te zetten tot actie. Hij of zij is bekwaam in het vertellen van verhalen, gebruik van metaforen, beeldspraken etc. De “taal” wordt voortdurend fris en up to date te gehouden. Deze vaardigheid is van groot belang om zaken voor elkaar te krijgen.

7. Slaat meerdere vliegen in één klap

Een robuuste functioneel beheerder is in staat om meerdere chinese bordjes in lucht te houden. Hij of zij heeft overzicht en onderneemt direct actie waneer dit overzicht verloren dreigt te gaan. De robuuste functioneel beheerder zal altijd proberen om meerdere vliegen in één klap te slaan.

(1) Bron: Eccles, R., and N. Nohria (1992). Beyond the hype: Rediscovering the essence of management. Boston: Harvard Business School Press.

X
X
X